Khái niệm 5J trong Quản trị nhân sự

1.Job Analysis (Phân tích công việc) là một công cụ cơ bản cho các nhà quản trị, nguồn nhân lực, là một tiến trình xác định có hệ thống các điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có để thực hiện tốt công việc.

Image result for job analysis
Phân tích công việc

Nhờ nó, nhà quản trị tạo ra được sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đánh giá đúng yêu cầu của công việc để tuyển dụng đúng người, đúng việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc, để trả lương kích thích kịp thời chính xác.

Phân tích công việc (Job Analysis) là tài liệu cơ bản để xây dựng hệ tiêu chuẩn 4J: Bản mô tả công việc (Job Description), Bản yêu cầu chuyên môn (Job Requirements), Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification), Hồ sơ công việc (Job Profile

2. Job Description (JD): Bản mô tả công việc liệt kê các nhiệm vụ, chức năng, các mối quan hệ trong công việc (giám sát ai, báo cáo cho ai)

d-novo.net/Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc

3. Job Requirements (JR): Bản yêu cầu chuyên môn nêu lên yêu cầu về học vấn, kinh nghiệm, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc·

4. Job Specification (JS): Bản tiêu chuẩn công việc liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng và đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc.

5. Job Profile (JP): hồ sơ công việc.

d-novo.ney/hồ sơ công việc
Hồ sơ công việc

Trình tự các bước phân tích công việc:

  • Quyết định chọn công cụ
  • Quyết định chọn người chịu trách nhiệm thu thập thông tin
  • Quyết định cách thức thu thập thông tin
  • Thu thập thông tin và xem xét kết quả

Các công cụ phân tích công việc:

Bản Phân tích Công việc:

  • Bản Phân tích Công việc gồm các nội dung chính sau đây:
  • Các nguồn lao động
  • Mục đích/mục tiêu của công việc
  • Các trách nhiệm của công việc
  • Các mối quan hệ
  • Trách nhiệm công khai
  • Trình độ học vấn và kinh nghiệm cần thiết
  • Kiến thức và kỹ năng cần thiết
  • Các yêu cầu về điều kiện vất chất
  • Các yêu cầu khác

Bản Câu hỏi Phân tích Công việc: 
Bản Câu hỏi Phân tích Công việc có thể bao gồm 14 phần:

Phần 1: thông tin chung về công việc
Phần 2: Giám sát và chịu sự giám sát
Phần 3: Kiến thức và kỹ năng
Phần 4: Ngôn ngữ sử dụng
Phần 5: Sử dụng thị giác và các giác quan khác
Phần 6: Các quyết định quản lý và kinh doanh
Phần 7: Giao tiếp nội bộ
Phần 8: Giao tiếp với bên ngoài
Phần 9: Các cuộc họp
Phần 10: Vai trò trong các cuộc họp
Phần 11: Các hoạt động thể chất
Phần 12: Thiết bị và máy móc
Phần 13: Điều kiện môi trường
Phần 14: Các đặc tính khác

Kết quả thu thập thông tin từ sự phân tích công việc được dùng để thiết lập nên bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn, bản tiêu chuẩn kết quả công việc. Đây là những thông tin cơ bản để giúp ra quyết định về nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Vì vậy, kết quả thu thập càng chính xác thì các quyết định sẽ càng tốt hơn.

Nội dung các bản mô tả

  1. Bản mô tả công việc:
    • Mô tả công việc
      • Các nhiệm vụ chính
        • Các nhiệm vụ phụ
          • Các mối quan hệ
  2. Bản yêu cầu chuyên môn
    • Trình độ học vấn
      • Kinh nghiệm làm việc
        • Kiến thức và kỹ năng
          • Thể chất và điều kiện làm việc
  3. Bản tiêu chuẩn công việc:
    • Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến nhiệm vụ chính và phụ
    • Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến ngôn ngữ
    • Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến quản lý, giám sát
    • Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến giao tiếp
    • Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến tham dự cuộc họp
    • Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến thể chất
    • Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến an toàn lao động

Xem thêm Quản lý nhân sự: Quản trị bằng JD

Nguồn: Tổng hợp.